Наверное, у всех есть такие знакомые: «человек-список» и «человек – момент». У первого припасены задачи на любой случай: список задач на день, цели на месяц, список фильмов и сериалов, список покупок, желаний и многое другое. «Человек-момент» вовсе не составляет план или вносит в календарь задачи, выполняя их «по ходу действия». Давайте посмотрим, кто успевает больше?

Гуру тайм-менеджмента в целом и системы Getting things done в частности согласятся, что при планировании того или иного действия задачи стоит подразделять на:

• гибкие – задачи, которые просто надо сделать без привязки к определенному сроку и времени;
• срочные – задачи, имеющие жесткие временные рамки.

Например, сегодня вам необходимо позвонить маме, забрать костюм из химчистки, в 18 часов встретиться с подругой в ресторане, а в 20 часов не пропустить очередную серию долгожданного ток-шоу.

Как думаете, какие задачи забудутся с большей вероятностью?

Увы, но задачи, непривязанные к расписанию, чаще всего остаются в списках «невычеркнутые и забытые». В чем же отличие списка дел от календарей?

Бороздя просторы интернета, вы наткнетесь на множество наблюдений, споров и рассуждений на тему эффективности этих двух инструментов по планированию. Однако, многие источники ссылаются на известного американского предпринимателя Шиниваса Рао, который несколько лет назад в своей статье на блог-платформе Medium рассказал о том, почему переход от списков дел на календари приводит к росту продуктивности.

Сейчас мы рассмотрим некоторые его тезисы.

Очевидно, что практически все наши действия измеряются единицами времени. В школе и в институте мы учились строго по расписанию предметов. На работе при выполнении задач мы опираемся на сроки выполнения проектов. Даже досуг мы планируем на определенное время: заказ столика в ресторане, покупка билетов в театр и прочее. Поэтому удобнее строить планы, отталкиваясь от времени, а не от задач.

«Если вы поймете, какую роль время играет в вашей жизни, вы поймете, почему нужно фокусироваться на времени, а не задачах», – указывал в своем блоге предприниматель.

Вы побеждаете в себе человека «завтра всё успею», а говоря языком профессионалов – прокрастинацию. Это синдром, при котором человек постоянно откладывает дела, заменяя их более приятной деятельностью: чай-кофе, игры и тому подобное. В результате появляются жизненные проблемы, стресс и чувство вины, снижается работоспособность, падает самооценка.

При грамотном планировании с указанием сроков вам не нужно думать о том, как подступиться к задаче, когда ее лучше выполнить, чем заняться вместо ее выполнения – вы просто берете и выполняете ее, как любую рутину. Точно в срок и без оправданий.

Календарь очень помогает менять привычки. Представьте календарь с зафиксированными в нем делами. Что вы видите? Большинство, наверное, увидели встречи, планерки и совещания. Скорее всего там нет спорта, дополнительных уроков по изучению иностранных языков, напоминаний о звонке родным и так далее.

И как показывает практика – к исполнению приходят только зафиксированные задачи, а интересы и досуг мы начинаем игнорировать. Чтобы такого не происходило, вносите в календарь не только рабочие, но и личные дела.

Особенно календарь хорош для выполнения мелких дел: оплата счетов, продление подписки, ответы на запросы и так далее.

Календарь помогает в достижении целей. Удивлены?

Например, в «Google Календаре» есть эта удобная функция. Календарь сам подберёт время для того, что вам важно. Например, для занятий спортом, медитации, чтения или работы над книгой.

Как это происходит?

В том же самом «Google Календаре» создавая цель, вы указываете сколько часов в день или неделю вы готовы тратить на ее достижение. Календарь отследит ваши другие задачи, сопоставит время и проследит, чтобы задачи и мероприятия не накладывались друг на друга. Постепенно календарь начнет подстраиваться и выстраивать ваше расписание опираясь исключительно на ваши предпочтения.

Можно сказать, что вы создаете своего личного ассистента или помощника.

На просторах интернета вы найдете множество приложений и программ, которые помогут планировать и выполнять.

Вот лишь их малая часть:

Any.Do – софт отличается простым, удобным и интуитивно понятным даже для новичка интерфейсом. К полезным возможностям стоит отнести синхронизацию сразу с несколькими девайсами. Чтобы добавить новую задачу, можно воспользоваться функцией голосового ввода.

Remember The Milk – интересная разработка для планирования, позволяющая сохранять данные в облачном хранилище. Присутствуют функции синхронизации, сенсорный ввод, пользовательские теги и списки.

Todoist – очень функциональная программа, которая подходит не только для планирования дел, но также и для полного контроля выполнения поставленных задач. Может устанавливаться на компьютер, смартфон и планшет.

Будьте эффективны!