Зачем бизнесу корпоративные карты: разгрузить бухгалтера, контролировать все расчеты и дать больше свободы сотрудникам.

Корпоративные карты привязаны к расчетному счету предпринимателя или компании. Они предоставляются в рамках расчетно-кассового обслуживания (РКО). С ними удобнее управлять деньгами и контролировать ситуацию.

Корпоративная карта — это инструмент расчетов. Они нужны бизнесу в первую очередь для удобного доступа к средствам компании, потому что не всегда удобно пользоваться безналичными переводами со счета. Корпоративные карты помогают:

Поручать закупки сотрудникам. Если корпоративных карт нет, то это работает так: ответственный сотрудник выбирает нужные товары, берет счет у поставщика и отправляет его бухгалтеру или руководителю, потом ждет согласования и оплаты. Если это происходит в выходные, покупка затянется. Да и в будни при межбанковских переводах продавец может «увидеть» поступивший платеж не сразу, а только на следующий день.

Когда есть корпоративная карта, сотруднику сразу выделяют определенный лимит на закупки. Условия конкретной сделки он может согласовать по телефону, а покупку оплатить, не сходя с места, корпоративной картой. Не нужно передавать в бухгалтерию счет и реквизиты поставщика и ждать. Достаточно приложить карту к терминалу и деньги мгновенно спишутся со счета компании. Забрать оплаченный товар удастся без промедления.

Когда у сотрудника есть корпоративная карта, он получает доступ не ко всем деньгам компании, а только к той сумме, которая одобрена руководством и выделена на специальный счет. Нескольким ответственным лицам можно предоставить разные лимиты, чтобы они сами определяли траты в этих рамках.

По корпоративным картам банка АТБ можно устанавливать суточные и месячные лимиты на расходы, лимиты на снятие и внесение наличных, а также ограничить размер операции.

Выдавать деньги под отчет. Когда корпоративных карт нет, это работает так: нужно оформить приказ на выдачу подотчетной суммы, отсчитать ее и выдать на руки. Затем сотрудник должен составить авансовый отчет, подтвердить, что потратил деньги по назначению, и вернуть остатки.

На выдачу наличных из кассы действует ограничение в 100 000 рублей – если нужна более крупная сумма, то провести ее можно только по безналу, например, на личную карту работнику. А это грозит возможными вопросами со стороны налоговой: почему компания выплатила деньги сотруднику, а налог НДФЛ с этой суммы не перечислила.

Если подотчетные деньги выдаются на корпоративную карту, все проще: сотрудник рассчитывается ею, и все его траты фиксируются. Ему остается предоставить в бухгалтерию чеки, квитанции, накладные по проведенным операциям. Авансовый отчет можно заполнять по выписке из банка, и с этим меньше хлопот – ни один платеж не потеряется.

Свободно распоряжаться деньгами. С помощью корпоративной карты предпринимателю удобнее управлять средствами на счёте. Необязательно идти в отделение банка, чтобы внести или снять наличные со счёта. Можно сделать это в любом ближайшем банкомате. Причем круглосуточно.

Оформить корпоративные карты можно сразу при открытии расчетного счета компании или позже, обратившись в банк. Например, в АТБ они выдаются бесплатно, а за первый год обслуживания платить не придется.

Если корпоративные карты оформлены на компанию, все строже. Юридическое лицо не может использовать средства в личных целях. Тратить деньги с расчетного счета ООО, в том числе и по корпоративным картам, можно только на бизнес. Это касается как руководителей, так и сотрудников.

Платить с корпоративной карты офлайн или онлайн можно только за определенные траты:

• хозяйственные и производственные нужды – покупка сырья и материалов, товаров и офисных принадлежностей, заправка рабочего авто, отправка почты, заказ воды и кофе;
• командировочные расходы, например, билеты на поезд и оплата такси, суточные на питание и проживание в поездках;
• представительские расходы – затраты на официальный прием с клиентами или партнёрами, оплата для них транспорта и услуг переводчика.

Например, управляющий кафе может заплатить с корпоративной карты за печать меню и рекламного баннера, для этого необязательно заключать договор с типографией от лица ООО. А вот взять эту карту и купить себе шубу нельзя даже директору кафе – это вызовет вопросы у налоговой и банка. Компанию могут ждать блокировка счета или штрафы.

Если корпоративные карты оформлены на ИП, все проще. Для ИП в этом вопросе больше свободы: он сам может тратить средства на расчетном счёте как угодно, хоть на бизнес, хоть на личные цели. Но вот с бухгалтерией могут возникнуть проблемы, поэтому важен налоговый режим.

Если ИП работает на общей системе налогообложения или применяет УСН по схеме 15% от доходов минус расходы, то он может учитывать в качестве своих расходов только определенные траты. Нельзя уменьшить налоговую базу на стоимость личной покупки в ювелирном или билетов в отпуск. Поэтому корпоративные карты при этих налоговых режимах стоит использовать тоже исключительно в бизнес-целях, чтобы минимизировать риски.

Если же налоги ИП никак не зависят от его расходов, например, при УСН 6% от доходов или при патентной системе, то налоговую вообще не волнует, на что именно ИП тратит деньги со своего счета. И корпоративными картами предприниматель может расплачиваться за любые свои покупки, в том числе личные. Когда средства выделяются сотрудникам по таким картам, стоит соблюдать требования бухучета, чтобы персонал мог без проблем отчитываться за свои расходы.

Для любых бизнес-карт опасна обналичка. Активно снимать наличные с корпоративных карт не рекомендуется. У банка возникнут вопросы, если обналичивать деньги в день пополнения или тратить по безналу меньше 70% оборотов. Корпоративные карты нужны, чтобы уйти от наличных, даже если сотрудники едут в командировку и получают деньги под отчет. Поэтому подозрительно, если держатель карты сразу идет снимать деньги. Это может привести к блокировке счета по закону № 115-ФЗ от 07.08.2001.

К преимуществам бизнес-карт можно отнести:

• оперативный и полный контроль затрат – в личном кабинете банка отображаются все операции по картам без задержек. Смс-информирование может быть бесплатным, например, эта опция предусмотрена в банке АТБ;
• меньше формальностей при использовании подотчетных средств, поэтому бухгалтер не так загружен;
• ускоряется процесс закупок и расчетов, так как сотрудники получают возможность платить самостоятельно и на месте, причем круглосуточно;
• больше способов расчетов с контрагентами — можно снимать наличные в банкомате, расплачиваться картой через POS-терминал или в интернете;
• выше безопасность подотчетных сумм, ведь при потере карты ее можно заблокировать, а если карта потеряна за границей, то, например, клиенту АТБ удастся экстренно получить деньги на руки;
• удобно вносить наличные на карту, для этого нужен любой банкомат и не нужно посещать отделение банка;
• дополнительная выгода от программ лояльности, например, в банке АТБ по корпоративным картам действует кэшбэк — 1% от операций и ежемесячно можно возвращать до 15 000 рублей.

Есть и минусы, например, если сотрудник потратит деньги на недопустимые цели или будет пользоваться наличными, а не платить картой, то разбираться придется компании. Банк может заинтересоваться этими операциями и даже заблокировать счет. Или налоговая не примет эти расходы и доначислит налоги и взносы на суммы, переданные сотрудникам.

Решать эти вопросы будет не проштрафившийся сотрудник, а бухгалтер и руководитель. Чтобы избежать проблем, нужно четко проинструктировать всех ответственных лиц, как именно использовать такие карты.

При правильном подходе корпоративные карты дают больше преимуществ в управлении средствами компании, поэтому не стоит отказываться от этой возможности вести расчеты.