ORANGElife.
15 октября 2021

28 минут в день – среднее продуктивное время генерального директора. К таким выводам пришло издательство Fortune после опроса 500 участников. Рассказываем, как бизнесменам увеличить количество выполненных задач и успевать больше, используя эффективные инструменты планирования времени. Все указанные методы подходят как для самостоятельного использования, так и для внедрения в команду.

Отдыхайте

Ни одна методика тайм-менеджмента не будет эффективна, пока вы не научитесь качественно отдыхать и не сделаете этот пункт обязательным в расписании. Время на восстановление нужно всем, иначе в какой-то момент организм просто не сможет выдерживать нагрузку, а психика начнет саботировать.

В лучшем случае – вы просто не захотите продолжать заниматься своим делом. В худшем – попадете в больницу.

  1. В течение дня выделите себе час, когда вы не делаете вообще ничего и просто лежите. В это время нельзя слушать музыку и смотреть в экран, но можно медитировать и делать дыхательную гимнастику.
  2. Группируйте задачи по виду деятельности – будете меньше уставать.
  3. Найдите свои способы подзарядиться в течение дня: выпить чай, глядя в окно, или прогуляться.
  4. Выделите хотя бы один выходной день, когда не занимаетесь работой.

Научитесь думать о времени, как о ресурсе

Чтобы эффективно распределять рабочие часы и расставлять приоритеты между задачами, приучите себя думать о времени, как о таком же ресурсе, как и деньги, сотрудники и производственные мощности. В этом помогают две техники:

  • Расчет базового заработка. Для этого вычислите стоимость своего продуктивного часа. Посчитайте, сколько времени вы тратите на самые важные задачи, которые двигают бизнес вперед. Умножьте их на количество дней в году. Потом сумму, которую вы хотите зарабатывать за 12 месяцев, разделите на число продуктивных часов. Так вы узнаете стоимость своего часа исходя из своих финансовых планов. И теперь самое важное – каждый раз, когда беретесь за какую-то задачу, задавайте себе вопрос: «Это стоит суммы моего продуктивного часа? Мне продолжать или остановиться?». Эта техника помогает увидеть, как время влияет на деньги, и учит распределять часы более эффективно.
  • Постановка долгосрочных целей. Техника похожа на первую, но в ней вы будете отталкиваться не только от денег, но и от желаний. Составьте список долгосрочных целей на несколько лет. Их не должно быть много, выберите ключевые. Потом распишите, что вы должны делать каждый год, чтобы достичь их. Потом месяц - и так до дня. И каждый раз, когда будете брать очередную задачу, взвешивайте, приближает ли она вас к цели или нет. 

Научиться распоряжаться временем, как ресурсом, помогает развитый навык саморефлексии. Чтобы его наработать, напишите на стикерах ключевые моменты – сумму базового заработка или ваши ключевые цели. Так они всегда будут перед глазами, вам будет проще по ним сверяться. Перевешивайте стикеры, чтобы информация не «замыливалась».

Помните, что главная задача вашего бизнеса – приносить деньги. Те задачи, которые не приближают вас к нужной сумме или цели, делегируйте, откладывайте или ищите способы автоматизации. 

Обманите организм

Главный совет эффективного тайм-менеджмента – не отвлекаться. Но если у вас есть эта привычка, то от нее может быть трудно избавиться. Разберемся в причинах.
Часто за постоянным переключением между задачами стоит выработка гормонов, например, дофамина. 

Он поступает в организм, когда мы достигаем какой-то цели. Мозг и организм – ленивы, поэтому ищут самые простые способы получения дофамина и других гормонов, благодаря которым мы чувствуем удовольствие и удовлетворение.

Если вы часто отвлекаетесь, обманите этот процесс и договоритесь с собой. На старте используйте формулировки не «я сейчас просмотрю всю аналитику за месяц», а «я буду изучать аналитику всего 15 минут, но не буду отвлекаться».  Когда вы выполните эту маленькую цель, начнет вырабатываться дофамин. Вы почувствуете радость, и продолжать будет проще.

Также, чтобы не отвлекаться помогают техники:

  • Метод помидора. Цикл составляет 30 минут. 25 минут вы работаете, не отвлекаясь, 5 минут – отдыхаете, а потом снова погружаетесь в задачу. Этот подход дисциплинирует и снижает тревожность. Когда вы знаете, что у вас точно будет 5 минут на то, чтобы отвлечься, концентрироваться становится проще. После повтора 4-х таких циклов, нужно сделать перерыв в полчаса. 
  • 90 на 30 или 52 на 17. Первое число – количество минут, которое вы работаете, второе – время для отдыха. Эти подходы помогают концентрироваться на задаче, а потом немного разгружать голову, не переутомляться и сохранять внимание. Главное – четко соблюдать время работы и отдыха и не думать о задачах, когда вы идете на перерыв.

Чтобы меньше отвлекаться, дробите большие задачи на более мелкие. Так организм будет быстрее и чаще получать дофамин, и вы быстрее все сделаете. 

Избавьтесь от «воров времени»

Воры времени – это не только гаджеты и соцсети. В бизнесе это могут быть коллеги и сотрудники, которые отвлекают вас от по-настоящему важных задач. Дэн Кеннеди, автор книги «Жёсткий тайм-менеджмент» выделяет несколько типов таких людей:

  • Есть минутка. Именно в тот момент, когда вы заняты серьезной задачей, этот человек подойдет и спросит, есть ли у вас время для какого-нибудь пустяка. В общении подчеркивайте, что у вас нет для него времени, пока не закончите работать, а если его вопрос незначительный, то он может решить его сам.
  • Ерунда. Для этого человека все дела – одинаково важные, он не умеет расставлять приоритеты, поэтому может просить вас сделать ворох мелких и незначительных задач. Объясняйте ему, почему то, о чем он просит, нерелевантно в данный момент. 
  • Человек-драма. Эти люди слишком эмоционально реагируют на все трудности и провалы. Нормально расстраиваться, если что-то не получается. Но этот человек способен из любой мелочи сделать трагедию и вовлечь вас в его драму. Чтобы избавиться от него, не давайте внимания, которого он так хочет.
  • Любитель совещаний. Многие люди готовы проводить на совещаниях весь день, потому что так они чувствую свою важность и могут не принимать никаких решений. Делайте любые собрания максимально четкими и сухими, сообщайте о повестке заранее, чтобы у такого человека не было шансов их затянуть.

Научитесь уважать свое время и действиями показывать, что цените его больше всего. Тогда «воров» в вашей жизни станет меньше.

«Съешьте лягушку»

Начинайте каждое утро с самой неприятной и трудной задачи, которую больше всех остальных хочется отложить на потом. В первые часы работы запас сил, как правило, максимальный, – у вас будет достаточно ресурса, чтобы все выполнить.

Когда самая трудная задача окажется позади, вы почувствуете облегчение, и приступать к другим делам будет значительно проще. 

Если утром вы не очень продуктивны и начинать объемное дело сложно, начните с нескольких мелких, например, раздайте поручения подчиненным, ответьте на несколько писем. Так в организм быстро поступит дофамин, и приступить к «поеданию лягушки» будет проще.

Главное – не затягивайте и не тратьте слишком много сил и ресурсов на мелкие дела.

Используйте методы планирования

Чтобы еще эффективнее распределять время, используйте методики тайм-менеджмента. Вот несколько из них:

  1. Принцип 9 дел. Составляйте план на день так, чтобы у вас всегда было 1 главное дело, 3 второстепенных и 5 маловажных, но требующих внимания. Этот принцип помогает расставить приоритеты и сохранить энергию для общения с семьей и друзьями.
  2. Канбан. Это способ визуализировать статусы задач – он предусмотрен во многих CRM-системах. Если вы не работаете с ними, то используйте, например, платформу Trello. Потребуется три столбца «сделать», «в процессе», «сделано». В течение дня переносите задачи из одной графы в другую. Это поможет быть последовательным. Столбцов может быть больше – ориентируйтесь на особенности вашего бизнеса.
  3. Метод 4D. Он помогает разобраться с завалами в моменте – не используйте его для анализа долгосрочных задач. Согласно методу, к каждому делу вы можете применить одно из четырех действий: сделать (do), отложить (delay), делегировать (delegate), удалить (delete).
  4. Метод ZTD. Это комплекс привычек, которые помогут эффективнее распоряжаться временем. Их нужно внедрять постепенно – так они смогут закрепиться, а вы не бросите начатое. Протестируйте, что работает для вас, и оставьте самые эффективные. Вот несколько правил метода ZTD:
    • Планируйте заранее и отводите крупным делам больше времени.
    • Забудьте о многозадачности и концентрируйтесь на чем-то одном.
    • Обрабатывайте всю поступающую информацию сразу.
    • Сделайте списки дел простыми и короткими.
    • Составьте комфортное расписание с учетом индивидуальных особенностей.
    • Анализируйте, что получается, а что нет.

Учитывайте хронотип

Метод основан на мнении Майкла Бреуса, клинического психолога и кандидата медицинских наук. Подход пригодится, если вы хотите составить режим дня с учетом физиологических особенностей.

Майкл Бреус выделяет 4 хронотипа:

  • Львы. Встают без будильника с 5:30 до 10 утра, пик продуктивности – с 10 до 17 часов, лучшее время для начала сна – до 22:30.
  • Дельфины. Режим сна беспокойный, легко засыпают снова. Пик продуктивности – с 10 до 18 часов. Чтобы уснуть, необходимо отложить все гаджеты за 2 часа до планируемого времени.
  • Медведи. Хорошо себя чувствуют, если просыпаются с 7 до 11 утра. Пик продуктивности – с 11 до 18. Ложиться спать следует до 23:00.
  • Волки. Пробуждение с 7:30 до 12 дня, но просыпаются очень тяжело. Пик продуктивности – до 20:00. Могут лечь спать в полночь без вреда для организма. 

Если вы знаете свой биоритм и подстраиваете все дела под него, то решать задачи будет проще, а результат заметно улучшится, потому что вы не будете заставлять себя работать в то время, когда пик продуктивности еще не начался или уже прошел.

«Работать нужно не 12 часов, а головой», – так говорил Стив Джобс. Следуйте этому совету. Проведите аудит своего времени, уберите лишнее, наработайте необходимые навыки, и тогда ваш бизнес будет процветать, а у вас будет энергия и силы на то, чтобы развивать его дальше.

1117